Perché gli studi medici ricevono troppe telefonate
Introduzione
Le telefonate sono una delle principali fonti di pressione per la segreteria. In molti studi la linea è occupata per gran parte della giornata e il personale è costretto a gestire continuamente richieste ripetitive dei pazienti.
Questo non dipende quasi mai dal numero di pazienti, ma dal modo in cui le informazioni dello studio sono organizzate e rese disponibili.
Telefonate allo studio medico: richieste spesso ripetitive
Analizzando il lavoro quotidiano di una segreteria emerge quasi sempre lo stesso schema.
Gran parte delle telefonate infatti riguarda domande molto simili tra loro.
Per esempio:
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costi delle visite
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sedi e giorni di ricevimento
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disponibilità di appuntamenti
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come prenotare
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documenti necessari per la visita
Sono informazioni utili, ma quando arrivano decine di volte al giorno trasformano il telefono nello strumento principale di comunicazione dello studio.
Informazioni poco chiare generano telefonate
Molti studi medici hanno un sito internet o dei profili social, ma spesso le informazioni operative non sono facilmente reperibili.
Quando il paziente non trova subito ciò che cerca, la soluzione più semplice diventa sempre la stessa: chiamare la segreteria.
Per questo motivo le telefonate allo studio medico aumentano anche quando lo studio è ben organizzato dal punto di vista clinico.
Il telefono diventa il centro di tutte le richieste
Quando tutte le comunicazioni passano dal telefono, la segreteria si trova a gestire contemporaneamente molte attività:
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risposta alle telefonate
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gestione degli appuntamenti
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accoglienza dei pazienti presenti in studio
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comunicazioni con i medici
Questo genera continue interruzioni e rende più difficile lavorare in modo ordinato.
Ridurre le telefonate è possibile
Le telefonate in segreteria di uno studio medico non possono essere eliminate del tutto, perché molti pazienti preferiscono ancora parlare direttamente con la segreteria.
Tuttavia è possibile ridurle organizzando meglio il modo in cui lo studio comunica con i pazienti.
Quando le informazioni sono chiare e facilmente accessibili, molte richieste non hanno più bisogno di passare dal telefono.
Qualche informazione ulteriore la puoi trovare ai link qui sotto.